Chức năng của Phòng Phân tích Thông tin Nội bộ

Chức năng của Phòng Phân tích Thông tin Nội bộ: Một ví dụ từ trường hợp
Ohio University

Nguồn: http://www.ohio.edu/instres/insres/functions.html
Người dịch: Phạm Thị Ly (2012)

Thông tin về đơn vị:

Phòng Phân tích Thông tin Nội bộ (Office of Institutional Research)
301 Computer Services Center, Ohio University
Athens, OH 45701-2979
Phone: 740-593-1059 Fax: 740-593-0574
E-mail: [email protected]
Người phụ trách: TS. A. Michael Williford, Phó Hiệu trưởng phụ trách Phân tích Thông tin Nội bộ và Đánh giá

Nhiệm vụ cơ bản của Phòng Phân tích Thông tin Nội bộ (gọi tắt là Phòng Phân tích Nội bộ- PTNB) là mang lại những thông tin trọng yếu và hỗ trợ cho các hoạt động xây dựng kế hoạch, quản lý và đánh giá thông qua việc phân tích những thông tin này, nhằm giúp nhà trường thực hiện sứ mạng của mình. Trong vai trò ấy, Phòng PTNB nhận trách nhiệm chủ yếu trong việc phân tích và diễn giải thông tin về mọi hoạt động của nhà trường cũng như về môi trường mà nhà trường đang tồn tại; chuyển đổi dữ liệu thành những thông tin khả dĩ hỗ trợ cho nhà trường trong việc lập kế hoạch, xây dựng chủ trương chính sách, ra quyết định, và đánh giá; đồng thời truyền thông về nhà trường trong cộng đồng đại học.

Phòng PTNB của Đại học Ohio báo cáo trực tiếp cho Văn phòng Phó Hiệu Trưởng phụ trách đào tạo. Đây là đơn vị mà nhiệm vụ được xác định là thu thập, phân tích, và báo cáo tòan bộ mọi dữ liệu gắn với sinh viên, giảng viên và nhân viên, các chương trình đào tạo, và cơ sở vật chất của nhà trường. Phòng PTNB thực hiện những nghiên cứu về nhà trường trong những lĩnh vực như: đánh giá chất lượng đào tạo, số liệu về sinh viên nhập học, bỏ học, và tốt nghiệp; số liệu về tiền lương giảng viên nhân viên, đồng thời thực hiện những nghiên cứu đối sánh với những trường đại học khác cùng loại. Là một nguồn dữ liệu chính xác, đáng tin cậy và có tính chính thức của nhà trường, phòng PTNB chịu trách nhiệm chính trong việc trình bày trước Hội đồng Trường những số liệu như: số sinh viên nhập học (để tính toán và phân phối ngân sách bao cấp của nhà nước), số liệu về đội ngũ nhân sự, về các ngành đào tạo của nhà trường.

Phòng PTNB cũng thực hiện việc nghiên cứu và thu thập thông tin nhằm trả lời những câu hỏi cụ thể, nhằm giải quyết những vấn đề xảy ra không theo lề lối thông thường. Chuyên viên của phòng này phải luôn luôn sẵn sàng trong việc tiếp cận với hệ thống dữ liệu về toàn bộ sinh viên và giảng viên trong trường, họ cũng đồng thời lưu giữ, duy trì những dữ liệu có tính lịch sử để có thể nhanh chóng sử dụng khi cần. Những thông tin không theo thể thức nhất định sẽ được chuẩn bị cho bộ câu hỏi khảo sát của nhà trường, cho việc xem xét đánh giá của cơ quan kiểm định, và hỗ trợ cho quá trình ra quyết định.

Phòng PTNB thu thập thông tin so sánh giữa các nguồn của tiểu bang và của cả nước, qua các tổ chức như Tổ chức Khảo thí Các Đại học Hoa Kỳ; Hội đồng Quốc gia Giáo dục Hoa Kỳ, Thông tin GDĐH của Hội đồng Quản trị và Trung tâm Thống kê Giáo dục Quốc gia. Thông tin so sánh giữa các trường có được qua việc tham gia những công trình nghiên cứu khảo sát cấp khu vực, cấp quốc gia chẳng hạn nghiên cứu về tiền lương do Hiệp hội Nhân sự Đại học và Hiệp hội các Giáo sư Hoa Kỳ thực hiện, cũng như những nghiên cứu về tỉ lệ sinh viên bỏ học và ra trường.

Phòng PTNB có một đội ngũ chuyên viên đa năng, được đào tạo về lập trình máy tính, phân tích thống kê, thiết kế các nghiên cứu khảo sát, quản lý thông tin, và trình bày thông tin. Họ có đủ khả năng để mang lại cho nhà trường những thông tin cần thiết cho việc quản lý và lập kế hoạch thông thường, cũng như những thông tin không theo quy phạm thể thức nhất định để giải quyết mọi vấn đề của nhà trường.

Tuyên ngôn về Những Giá trị Cốt lõi của Phòng PTNB:

Bảo đảm rằng cộng đồng đại học được thông tin đầy đủ vói những thông tin đáng tin cậy, để nhà trường có thể hoàn thành được sứ mạng của mình một cách hữu hiệu. Bảo đảm rằng hình ảnh Trường Đại học Ohio được truyền thông một cách đúng đắn đối với các tổ chức bên ngoài.

Những Giá trị chung

Cam kết sự ưu tú trong mọi hoạt động đào tạo (bậc đại học và sau đại học)

Chức năng của Phòng PTNB:

Thực hiện việc truyền thông giao tiếp với các đơn vị đào tạo trong trường, cung cấp cho họ những thông tin trọng yếu và hỗ trợ phân tích những thông tin ấy để phục vụ cho việc lập kế hoạch, quản lý và đánh giá.

Tổ chức thực hiện các nghiên cứu đánh giá, nghiên cứu về tỷ lệ sinh viên bỏ học, nghiên cứu về hiệu quả của các chương trình đào tạo, v.v.

Đáp ứng mọi yêu cầu cung cấp thông tin (ví dụ: những thông tin không thường quy, hay những yêu cầu về SIS ); phân tích và diễn giải ý nghĩa của thông tin.

Thực hiện những nghiên cứu về bộ phận sinh viên của trường và những khảo sát mẫu (ví dụ như khảo sát NSSE, khảo sát cựu sinh viên của trường).

Thực hiện phân tích các dữ liệu định lượng (ví dụ: việc tổ chức những cuộc họp về học tập).

Phục vụ các đơn vị đào tạo trong trường, cũng như các đơn vị khác, với tư cách là người cố vấn cho việc phân tích thông tin.

Thực hiện những nghiên cứu và phân tích dữ liệu cho nhu cầu của chuyên ngành kiểm định (e.g., AACSB, ABET).

Hỗ trợ việc đánh giá các đơn vị đào tạo thông qua xây dựng công cụ, phân tích và diễn giải (ví dụ như bộ câu hỏi khảo sát về sự phát triển nghề nghiệp với việc giáo dục ngoài nhà trường trong 30 ngành đào tạo).

Hỗ trợ các khoa, các đơn vị vượt qua việc đánh giá định kỳ thực hiện 7 năm một lần.

Hỗ trợ cho các hoạt động cải thiện liên tục việc đánh giá trong nhà trường (e.g., AQIP).

Thu thập và phổ biến những thông tin đối sánh có được từ các nguồn của tiểu bang và của quốc gia khi cần

Phục vụ nhu cầu thông tin của mọi cơ sở, phân hiệu của nhà trường

Gắn kết với sự đa dạng, coi sự đa dạng là bản chất cốt lõi của đời sống đại học, của sự phong phú về văn hóa và trí tuệ trong cuộc đời học tập của sinh viên

Chức năng của Phòng PTNB:

Thực hiện nghiên cứu về tất cả các nhóm sinh viên, giảng viên, nhân viên, kể cả các nhóm ít được biết đến.

Báo cáo thông tin về tất cả các nhóm sinh viên, giảng viên, nhân viên, kể cả các nhóm ít được biết đến.

Chọn mẫu nhiều hơn đối với những nhóm ít được biết đến khi có thể, và báo cáo kết quả (ví dụ, những nghiên cứu tiếp thị).

Phối hợp sớm với những sinh viên nữ hay sinh viên thuộc nhóm thiểu số có liên quan đến những dự án can thiệp.

Lưu giữ dữ liệu lịch sử về các nhóm ít được biết đến

Thực hiện việc trình bày những dữ liệu về nhà trường một cách không định kiến, có sự thận trọng cần thiết, và có đạo đức.

Hỗ trợ mọi đơn vị trong trường về những dữ liệu của nhà trường

Gắn kết với sự ưu tú trong mọi hoạt động hỗ trợ và phục vụ cho đào tạo

Chức năng của Phòng PTNB:

Hỗ trợ các đơn vị đào tạo và các đơn vị khác qua các nghiên cứu cho thấy hiệu quả và hiệu năng trong thực tiễn của các hoạt động.

Phục vụ các đơn vị đào tạo trong trường, cũng như các đơn vị khác, với tư cách là người cố vấn cho việc phân tích thông tin (ví dụ Đánh giá Đời sống Cộng đồng).

Là đối tác của các đơn vị: Phòng Tuyển sinh, Phòng Đào tạo, Phòng Công tác Sinh viên, Phòng Nhân sự/Tổ chức Cán bộ, Phòng Quản trị Thiết bị, Phòng Nghiên cứu Phát triển Nhà trường, và của Tổ chức GDĐH Khu vực, trong việc thu thập, báo cáo, phân tích, và diễn giải mọi dữ liệu về trường Đại học Ohio.

Thực hiện những nghiên cứu đánh giá về những vấn đề ngoài các hoạt động học thuật (ví dụ như nghiên cứu Tiếp thị, nghiên cứu về mức độ gắn kết của sinh viên với các hoạt động của nhà trường).

Thu thập thông tin từ các nguồn so sánh của tiểu bang và của quốc gia (e.g. American College Testing, OBOR). Tham gia các nghiên cứu khảo sát củabang, của cả nướcvà của khu vực (chẳng hạn các nghiên cứu về tiền lương giảng viên của AAUP, nghiên cứu về tiền lương giới quản lý của CUPA, và nghiên cứu về tỉ lệ bỏ học của sinh viên)

Thực hiện các nghiên cứu và thu thập thông tin cho những câu hỏi cụ thể và khôg thường quy thông qua việc tiếp cận với sinh viên toàn trường và hệ thống dữ liệu về nhân sự của nhà trường.

Lưu trữ những dữ liệu theo lịch sử thời gian, nhằm phân tích các xu hướng.

Chứng minh sự ưu tú trong việc phục vụ với tất cả mọi đơn vị trong trường

Cam kết trình bày một cách có hiệu quả về hình ảnh của Trường Đại học Ohio với các tổ chức bên ngoài

Chức năng của Phòng PTNB:

Phục vụ như một người biện minh cho mọi hành động của Trường Đại học Ohio trong việc báo cáo với bên ngoài nhằm nâng cao tối đa vị trí của nhà trường trong số các trường cùng loại của tiểu bang, trong các báo cáo của quốc gia, cũng như trong các tài liệu công bố có tính quyết định đối với nhà trường trong việc được nhận kinh phí bao cấp của ngân sách, hỗ trợ tài chính sinh viên, kiểm định chất lượng, và tạo ra một hình ảnh tích cực về nhà trường trước công chúng.

Báo cáo các dữ liệu về sinh viên nhập học nhằm tận dụng tối đa nguồn tài chính chính quyền bang Ohio bao cấp cho sinh viên.

Báo cáo mọi dữ liệu về giảng viên, nhân viên, cơ sở vật chất, các ngành đào tạo cho Hội đồng Quản trị Trường Đại học Ohio.

Phục vụ với tư cách là đầu mối liên hệ giữa Trường Đại học Ohio và Hội đồng Thông tin GDĐH của bang Ohio về mọi vấn đề liên quan đến dữ liệu.

Phục vụ với tư cách là đầu mối liên hệ giữa Trường Đại học Ohio và Hội đồng Quản trị nhà trường về Báo cáo Hoạt động Thường niên.

Phục vụ với tư cách là đầu mối liên hệ giữa Trường Đại học Ohio và Ủy ban Học tập Bậc cao của Hiệp hội GDĐH Trung Mỹ về mọi vấn đề liên quan đến dữ liệu.

Phục vụ với tư cách là đầu mối liên hệ giữa Trường Đại học Ohio với Trung tâm Thống kê Giáo dục Quốc gia thuộc Bộ Giáo dục Hoa Kỳ; phối hợp và thực hiện báo cáo dữ liệu về đặc điểm của nhà trường, về số liệu tuyển sinh, số lượng bằng được cấp, số liệu về đội ngũ giảng viên, về lương, về tỷ lệ tốt nghiệp, về hỗ trợ tài chính sinh viên, về các vấn đề tài chính của nhà trường.

Báo cáo tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp cho NCAA, nhằm thực hiện Luật về Quyền Được Biết của Sinh viên.

Phục vụ với tư cách là đầu mối liên hệ giữa Trường Đại học Ohio và các tổ chức tư nhân, báo cáo các số liệu về trường Đại học Ohio cho hơn 30 cuộc khảo sát mọi loại hàng năm do các tổ chức khác nhau thực hiện (e.g., US News, Peterson’s, Princeton Review).

Gắn kết với những quy trình và hoạt động truyền thông hữu hiệu, phù hợp với đạo đức và phản ánh từng sứ mạng cơ bản của nhà trường

Chức năng của Phòng PTNB:

Đảm nhiệm việc truyền thông với Văn phòng Phó Hiệu trưởng phụ trách Đào tạo, cũng như với các đơn vị khác trong trường về những thông tin trọng yếu của nhà trường, nhằm hỗ trợ cho việc lập kế hoạch, quản lý và đánh giá.

Bảo đảm rằng cộng đồng đại học được thông tin đầy đủ với những thông tin đáng tin cậy, để nhà trường có thể hoàn thành được sứ mạng của mình một cách tốt nhất.

Báo cáo những số liệu của nhà trường về số lượng và đặc điểm của sinh viên nhập học, về giảng viên nhân viên, về các chương trình đào tạo, về cơ sở vật chất.

Thực hiện việc chuẩn bị và truyền thông nội bộ về những nghiên cứu trong các lĩnh vực như đánh giá chất lượng đào tạo, tuyển sinh, tỷ lệ bỏ học và tốt nghiệp, tiền lương giảng viên nhân viên, và những nghiên cứu nhằm so sánh nhà trường với những trường khác cùng loại.

Biến dữ liệu thành thông tin bằng cách việc tăng cường khả năng tiếp cận thông tin và nâng cao sự hiểu biết về nhà trường thông qua phương tiện internet.

Phục vụ với tư cách là người cố vấn trong việc nghiên cứu và trợ giúp việc phân tích, diễn giải thông tin thống kê qua việc tham gia các ủy ban trong và ngoài trường, hướng dẫn cách sử dụng và diễn giải thích hợp những thông tin về nhà trường, cũng như so sánh đối chiếu các dữ liệu.

Đảm nhiệm truyền thông về nhà trường vói những thông tin chính xác và đáng tin cậy.